praca zespołowaGdybym miał wymienić jedną rzecz, która w ciągu ostatnich 3 lat najbardziej zmieniła mój sposób postrzegania projektowania oraz pracy projektowo-badawczej, praca zespołowa (teamwork) byłaby na pierwszym miejscu. W sumie jest to dość ciekawa obserwacja, że do tego wniosku dochodzę dopiero po kilku(nastu) dopiero latach kariery zawodowej, ale człowiek uczy się cały czas. Z punktu widzenia projektowania doświadczeń (user experience design), na pracę grupową patrzę dwojako: po pierwsze, jako wykorzystanie potencjału grupy wewnątrz organizacji (czemu poświęcę wkrótce osobny wpis), po drugie – jako narzędzie bezpośredniej pracy z użytkownikami końcowymi w ramach różnego rodzaju warsztatów. I właśnie tym drugim obszarem chciałbym się zająć w tym wpisie.

Dlaczego warto pracować w grupie?

W swojej książce The Ten Faces of Innovation (recenzja wkrótce!), Tom Kelley pisze o czymś, co nazywa Unfocus Groups.

We do UnFocus Groups. We invite extreme people passionate about the products or services we’re trying to develop. Unfocus Groups offer inspiration or innovative design themes and concepts. They provide human grounding for designers and projects leader. They also demonstrate in physical, tangible way what trurly excites and drives people.

Podoba mi się ten akapit i ten sposób myślenia, wiem też, że świetnie działa. Nie wiem jednak dlaczego wciąż jest tak mało popularny. Moje podejrzenie (na bazie licznych rozmów i pytań do mnie trafiających) jest takie, że istnieje rodzaj obawy przed wejściem w bezpośrednią interakcję z realnymi użytkownikami. O ile jako UXy jesteśmy przyzwyczajeni do prowadzenia wywiadów czy pracy w laboratorium, o tyle praca z dynamiczną grupą nie jest taka popularna. Dlaczego? Chyba dlatego że daje mniejszy komfort (pozory!), mniej kwantyfikowalne wyniki (pozory!) oraz jest trudniejsza (pozory!!!).

Praca zespołowa (z użytkownikami) daje wiele korzyści:

Praca zespołowa buduje zaangażowanie

Ludzie są przyzwyczajeni do grup focusowych, na których siedzą i odgrywają różne role. Praca w małych grupach powoduje, że cały czas utrzymuje się stan głębokiego zaangażowania, bo drugi człowiek wymaga uwagi. I tę uwagę mu się daje, co przekłada się na finalny efekt jakościowy.

Praca zespołowa wspiera realne, a nie deklaratywne decyzje…

…co wynika mocno z zaangażowania oraz zmiany kontekstu. Kiedy z dużej grupy (w której obawiam się o swoją pozycję) robi się mała grupa, to nagle okazuje się, że można mówić szczerze. Co więcej – można wtedy nawet działać szczerze i głęboko bronić swoich poglądów, bo prowadzi się rozmowę z drugim człowiekiem, a nie broadcast do grupy. Jeśli do tego dodać dobrze stworzone zadania, to nagle zamiast serii różnego rodzaju deklaracji, dostajemy bardzo konkretne wybory.

Praca zespołowa zbliża użytkowników do ekspertów…

…co ekspertom umożliwia wyjście poza swój świat i spojrzenie na niego oczami użytkownika, a userom daje poczucie, że słucha ich specjalista, który będzie widział jak zgłaszana przez niego problemy czy sugestie, zmienić w fajny produkt. To jest naprawdę ważne, bo wbrew obiegowym opiniom użytkownicy wcale nie wiedzą czego chcą. Zresztą nie taki jest cel warsztatów z userami – celem jest zebranie spostrzeżeń/insightów, które pozwolą później projektować odpowiednie rozwiązanie docelowe.

Praca zespołowa buduje pozytywny wizerunek firmy…

…głównie przez bardzo czytelne pokazanie, że komuś „u góry” (w domyśle: zlecającemu zadanie). Użytkownicy to dostrzegają, naprawdę. I bardzo jasno to komunikują. Jeśli zrobicie taką sesję chociaż raz, dostaniecie tyle pozytywnego feedbacku, że spokojnie wystarczy wam na długo. A jak już nabierzecie w tym wprawy, to będziecie mogli zaprosić na taką sesję szefów, decydentów czy kogo tam chcecie i będą ZACHWYCENI. A to kupi Wam punkty zaufania (o które w branży badawczo-projektowo-innowacyjnej baaardzo trudno), bo management tego typu rzeczy (tzn. budowę pozytywnego wizerunku firmy) bardzo dostrzega.

Praca zespołowa ogranicza ryzyko „trudnych klientów”

…bo kiedy pracuje się w mały zespole, nie ma audytorium do budowania swojego ego przez zadawanie „błystkotliwych” pytań czy rzucanie dziwnych komentarzy. Tego typu zachowania to rodzaj mentalnego chuligaństwa żerującego na spodziewanym braku reakcji całej grupy. Jeśli pracuje się w parach (czy trójkach), to takie zjawisko praktycznie nie występuje – dużo trudniej wrzucać takie teksty/problemy drugiej osobie w parze, trzeba być do nich bardzo przekonanym. A jeśli użytkownik jest do nich przekonany i mówi to bezpośrednio, to znaczy że nie robi tego dla grupowego poklasku, tylko ma realny problem, którym chce się podzielić.

Jak zacząć?

To akurat proste – przećwiczyć na koleżankach i kolegach z pracy. Jak wiadomo „kolega z pracy” to zupełnie inny rodzaj człowieka, rzekłbym nawet – odrębny gatunek 🙂 Śmiało można na nich testować różne rzeczy. A to jest o tyle ważne, że skuteczność pracy zespołowej zależy w dużym stopniu o biegłości i pewności siebie prowadzącego. Pewności nie da się niestety nabyć inaczej, niż w drodze praktyki, zachęcam więc do ćwiczeń. Nie potrzeba do tego dużo – wystarczy (na początek niewielka – 6 osób) grupa kolegów, miejsce oraz godzina czasu. No i oczywiście temat. Moja sugestia do ćwiczeń jest taka, żeby zadany temat przedyskutować w parach (są wtedy trzy pary), potem wnioski z dwóch trzyosobowych zespołach, które zaprezentują wyniki, a na końcu zrobić podsumowanie dla całej grupy. Szczegóły jak to zrobić, znajdziesz na dole w sekcji „tips & tricks” 🙂

Klucz tkwi w ilości

Oczywiście każdy ma swój ulubiony sposób pracy grupowej, ja lubię mieszać i zamieniać. Z tego też powodu najbardziej lubię liczbę 12. Powód jest bardzo prosty – wyjątkowo łatwo dowolnie ją dzielić:

  • 2 grupy po 6 osób
  • 3 grupy po 4 osoby
  • 4 grupy po 3 osoby
  • 6 par

Grupa 12-osobowa ma też jedną wadę – trudno się taką grupą zarządza 🙂 Poradzić sobie z tym tematem można na wiele sposobów. Jeden z najbardziej skutecznych, to ograniczenie niepewności związanej z grupą poprzez wprowadzenie do nich swoich ludzi. No bo trzeba pamiętać, że 12 użytkowników do zarządzenia, to nie to samo co 6. To co praktykujemy regularnie, to rodzaj parytetu użytkowników końcowych oraz pracowników firmy. Jeśli jest równo – jest idealnie. Więcej pracowników – użytkownicy mogą poczuć się zaszczuci czy onieśmieleni, więcej użytkowników – pracownikowi umknie wiele informacji/insightów. A równa liczba, daje równe prawa, na dodatek przy pracy w parach pozwala bardzo szybko zbudować naprawdę sympatyczne relacje.

Teamwork tips & tricks

  1. Aktywnie zarządzaj składem grup i nie zostawiaj nic przypadkowi. Nic tak nie dekoncentruje użytkowników, jak kilka chwil chaosu w trakcie których będą dobierać się samodzielnie w grupy.
  2. Miej przygotowane różne warianty podziału. Jeśli ktoś nie dotrze, bądź przygotowany na to, że trzeba będzie zmienić nieco układ.
  3. Przygotuj szczegółowe rozpiski uczestników do każdego ćwiczenia. Jeśli wykonujesz JAKĄKOLWIEK zmianę w składzie grup – stwórz nowe grupy.
  4. Każdą grupę nazywaj osobno. Dobrze sprawdzają się litery alfabetu (w większości mamy skojarzenia ze szkołą). Grupa A, grupa B, grupa C. Jeśli w drugim zadaniu chcesz coś zmienić, pojawia się grupa D, E i tak dalej. Takie działanie zwiększa Twoje poczucie kontroli nad całością procesu (który i tak jest dynamiczny) oraz buduje Twój autorytet wśród użytkowników.
  5. Jeśli to możliwe, w każdej grupie wyznacz kogoś, kto tą grupą zarządza – nie trzeba robić to przy wszystkich, najlepiej poprosić o to taką osobę wcześniej. Istotne jest to, żeby był ktoś kto będzie zadawał dalsze pytania czy popychał sprawę do przodu.
  6. Regularnie dawaj grupom znać (każdej indywidualnie), ile pozostało jeszcze czasu, najlepiej w formie pytającej („Jak stoicie z zadaniem? Jeszcze 5 minut”).
  7. Jeśli zmieniasz grupy, koniecznie dawaj im nowe zadania.
  8. And one more thing: spotykacie się, nie żeby tych użytkowników do czegoś przekonać, nie żeby im wytłumaczyć. Spotykacie się po to, żeby ich słuchać i z nimi rozmawiać. Jeśli potraktujecie ich mentalnie jako odwiedzających Was gości, wszystko pójdzie OK 🙂

Jeden z kolejnych wpisów poświęcę przygotowaniu się do takiej pracy, więc do zobaczenia 🙂

Komentarze

comments